A közterület hasznosítási feladatokra kitalált szoftver feladata a közterület igénybevételi szerződések kezelése, és a hozzá tartozó folyamatok (számlázás, ellenőrzések) koordinálása és nyilvántartása.
A szoftver a következő funkciókat nyújtja:
- A programba felvihetők a közterület hasznosítási szerződés adatai (szerződő, igénybevett helyek, jelleg, felület)
- A felvitt helyek zónákba és övezetekbe sorolhatók, ami alapján a program beárazza a területeket
- A felvitt adatok alapján automatikusan szerződés készül, amely kézzel átszerkeszthető
- Az elmentett szerződést a program nyomtatja, és nyilvántartja a nyomtatás státuszát
- Kezeljük a szerződéshez kapcsolódó pénzügyeket (kirótt díjak, befizetések).
- Jelölhető, ha egy szerződés nem valósult meg
- A szerződés programfunkción keresztül rövidíthető, hosszabbítható, illetve újra köthető, ha az ügyfél ezt igényli
- A különböző kérelem típusokhoz egyedi szerződési mintadokumentum rendelhető, amelyet szerződéskötéskor a program tölt ki
Hogyan segíti a szoftver a felügyelők munkáját?
A program folyamatosan nyilvántartja és követi a határidőket, így a kezelőknek folyamatos tudomásuk van a szerződések állapotáról, így tudják, hogy mikor melyik szerződést kell ellenőrizni.
Hogyan segíti a program a szerződés felvitelét?
A szerződéseket a szoftver segítségével könnyen és gyorsan rögzíteni lehet, így elkerülhetők az időszakosan jelentkező torlódások. Az ügyfél adatai, amennyiben már volt szerződése, a szoftverben rendelkezésre állnak, így azt nem kell többször rögzíteni. Az igénybe venni kívánt hely adatainak megadásával a rendszer képes a pontos végösszeg meghatározására, a terület helye (Övezeti besorolás), mérete (illetve a reklámtábla mérete, helye), valamint az igénybevétel jellege alapján. Így az ügyintézőnek nem szükséges kézzel számolnia semmit. A helyek megadása után a rendszer az előre beállított szerződés mintát (a szerződés jellegétől függően) automatikusan kitölti, és ha egyedi beírásra nincs szükség, akkor a szerződés máris nyomtatható. Így a rendszer biztosítani tudja, hogy rövid idő alatt nagy mennyiségű szerződést lehessen megkötni.
Hogyan tud a pénztáros könnyen számlázni?
A mi programunkkal egyszerűen! A szerződés alapján a szoftver készíti el automatikusan a számlát is, hiszen előre beállítható, hogy egyes igénybevétel típusokhoz milyen cikk tartozik. Az elkészült számlát a rendszer betölti a számla szerkesztőbe, és a pénztárosnak lehetősége van esetlegesen korrigálni (plusz tételeket kiszámlázni, változtatni a számlázási időszakot, megjegyzést fűzni hozzá, stb..). Amennyiben a vevőnek tartozása van, és kamatot is meg kell jeleníteni a számlán, az sem gond. A meglévő tartozásból a rendszer automatikusan kiszámolja a fizetendő kamatot, és meg is jeleníti a számlán.
Mi lesz a lejárt szerződésekkel?
Amennyiben a szerződés lejárt, a rendszer nem enged rá további számlát, vagy befizetést kiállítani, ezzel képes megakadályozni, hogy téves számlák készüljenek. Ami viszont a rendszer egyik hasznos funkciója, hogy képes arra figyelni, hogy ha adott helyre kötnek egy éves szerződést, akkor a lejárat után a következő évben tud adni egy listát azokról a helyekről, amelyekre volt előző évi szerződés, az idei évre pedig még nem készült. Így a felügyelők ellenőrizni tudják ezeket a helyeket, és esetlegesen felhívni a tulajdonos figyelmét arra, hogy elfelejtette meghosszabbítani a szerződését.